গুগল ডকসের নতুন ব্যবহারকারীদের জন্য ৮টি গুরুত্বপূর্ণ টিপস
গুগল ডকস হলো একটি বহুমুখী টুল যা ডকুমেন্ট তৈরি, এডিট এবং শেয়ারিংকে সহজ করে তোলে। তবে এর সব সুবিধা কাজে লাগাতে হলে কিছু গুরুত্বপূর্ণ বৈশিষ্ট্য সম্পর্কে ধারণা থাকা প্রয়োজন। নতুন ব্যবহারকারীদের জন্য গুগল ডকসে সহজেই কাজ করার কিছু টিপস নিচে দেওয়া হলো:
১. লেখার সময় শব্দ সংখ্যা দেখুন
আপনি যদি শব্দ সংখ্যা নিয়ন্ত্রণের প্রয়োজনীয়তার মুখোমুখি হন, তবে গুগল ডকসে সরাসরি শব্দ সংখ্যা দেখানোর সুবিধা পেতে পারেন। এই বৈশিষ্ট্যটি সক্রিয় করতে “Tools” ট্যাবে যান, “Word Count” সিলেক্ট করুন, এবং “Display Word Count While Typing” অপশনটি চেক করুন। এটি চালু রাখলে, ডকুমেন্ট বন্ধ করলে বা রিফ্রেশ করলেও আবার চালু রতে হবে।
২. ফরম্যাট ছাড়াই টেক্সট পেস্ট এবং ফরম্যাট ক্লিয়ার করুন
অনেক সময় ওয়েব বা অন্য উৎস থেকে টেক্সট কপি করে পেস্ট করলে অবাঞ্ছিত ফরম্যাটিং চলে আসে। এক্ষেত্রে “Paste Without Formatting” অপশন ব্যবহার করে মূল ফরম্যাট বজায় রাখতে পারেন। Windows-এ Ctrl+Shift+V এবং Mac-এ Command+Shift+V শর্টকাটটি ব্যবহার করুন। যদি ভুল করে ফরম্যাটিং সহ টেক্সট পেস্ট করে ফেলেন, তাহলে “Format” মেনুতে গিয়ে “Clear Formatting” অপশনটি বেছে নিন।
৩. সবার জন্য ফরম্যাটিং প্রয়োগ করুন
ডকুমেন্টে নির্দিষ্ট হেডিং বা টেক্সটের স্টাইল একাধিকবার পরিবর্তন করতে হলে “Select All Matching Text” ফিচারটি ব্যবহার করুন। এটি ব্যবহার করতে টেক্সট সিলেক্ট করে, ডান ক্লিক করে “Select All Matching Text” অপশন বেছে নিন এবং একযোগে সব পরিবর্তন করুন।
৪. ভয়েস টাইপিং ব্যবহার করুন
লম্বা লেখার ক্ষেত্রে ক্লান্তি দূর করতে গুগল ডকসের ভয়েস টাইপিং ফিচার খুব কার্যকর। “Tools” মেনুতে গিয়ে “Voice Typing” নির্বাচন করুন এবং কথা বলা শুরু করুন। এটি আপনার কথাগুলোকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে লিখে ফেলবে, যদিও মাঝে মাঝে বানান সংশোধন করতে হতে পারে।
৫. পূর্ণ স্ক্রিন মোডে কাজ করুন
গুগল ডকসে কাজ করার সময় প্রয়োজন ছাড়া অতিরিক্ত টুলবার এবং মেনু দেখতে বিরক্তিকর হতে পারে। এক্ষেত্রে “View” মেনুতে গিয়ে “Full Screen” মোড নির্বাচন করুন যা একটি নিরবিচ্ছিন্ন কাজের পরিবেশ তৈরি করে। কাজ শেষে আবার “Escape” চেপে স্বাভাবিক মোডে ফিরে আতে পারে।
. দরকারী শর্টকাট শিখুন
গুগল ডকসের বিভিন্ন শর্টকাট রয়েছে যা লেখালেখি এবং এডিটিং সহজ করে। যেমন, Ctrl+B (বা Mac-এ Cmd+B) টেক্সট বোল্ড করতে, Ctrl+I (Cmd+I) টেক্সট ইটালিক করতে, এবং Ctrl+K (Cmd+K) হাইপারলিঙ্ক যুক্ত করতে। সকল শর্টকাট দেখতে “Help” মেনুতে গিয়ে “Keyboard Shortcuts” নির্বাচন করতে পারেন।
৭. মেনু অপশন খুঁজুন সার্চ বারে
গুগল ডকসে বিভিন্ন টুল বা অপশন খুঁজে পেতে সার্চ বার ব্যবহার করতে পারেন। “Alt+/ ” চাপলে (Windows) বা “Option+/ ” (Mac) চেপে এই সার্চ বার খোলা যাবে। এখানে “word count,” “table,” বা “headers” এর মতো শব্দ লিখে প্রয়োজনীয় অপশন খুঁজে নিতে পারবেন।
৮. অ্যাড-অন দিয়ে কাজের সুবিধা বাড়ান
গুগল ডকস কিছু অ্যাড-অন এর মাধ্যমে কাস্টমাইজ করা যায় যা আপনার কাজের গতি বাড়াতে পারে। যেমন, Word Count Max, ProWritingAid, এবং OneLook Thesaurus ইত্যাদি অ্যাড-অন ব্যবহার করতে পারেন। “Extensions” মেনুতে গিয়ে Add-ons > Get Add-ons সিলেক্ট করে প্রয়োজনীয় অ্যাড-অন ইনস্টল করতে পারবেন।
এছাড়াও গুগল ডকসে আপনি ডকুমেন্ট সংস্করণ তুলনা, ডকুমেন্ট অনুবাদ, সাইটেশন্স যোগ করা, ওয়াটারমার্ক যুক্ত করা এবং অন্যান্য অনেক ফিচার ব্যবহার করতে পারেন। আশা করি এই টিপসগুলো আপনার গুগল ডকস ব্যবহারের অভিজ্ঞতা আরও সহজ করে তুলবে।